System BDO to nie tylko rejestr odpadów – to narzędzie, które zobowiązuje przedsiębiorców do precyzyjnego prowadzenia dokumentacji środowiskowej. Dla wielu firm ewidencja odpadów BDO nadal bywa wyzwaniem, szczególnie w obliczu częstych zmian w przepisach i rosnących wymagań kontrolnych. W tym poradniku omawiamy najczęstsze błędy popełniane przez użytkowników systemu BDO i pokazujemy, jak ich skutecznie unikać.
Błędne klasyfikowanie odpadów
Jednym z najczęstszych problemów w ewidencji odpadów BDO jest przypisywanie nieprawidłowych kodów odpadów. Każdy odpad musi być oznaczony zgodnie z katalogiem odpadów (Rozporządzenie Ministra Klimatu z 2020 roku). Pominięcie tego kroku lub użycie błędnego kodu może skutkować niezgodnością dokumentacji, błędami w KPO, a w konsekwencji – mandatem przy kontroli.
Aby uniknąć błędnej klasyfikacji, warto każdorazowo weryfikować, czy kod odpadu odpowiada jego źródłu i rodzajowi. W przypadku wątpliwości – lepiej skonsultować to ze specjalistą niż ryzykować karę.
Nieprawidłowe lub nieaktualne dane w KEO
Ewidencja odpadów BDO wymaga dokładnych i aktualnych wpisów w kartach ewidencji odpadów. Częstym błędem jest wprowadzanie danych „z opóźnieniem”, niedokładne zaokrąglanie mas lub pomijanie informacji o sposobie zagospodarowania odpadu. Firmy zapominają również, że każda zmiana, np. numeru rejestrowego kontrahenta czy miejsca prowadzenia działalności, powinna być aktualizowana w systemie.
Dla bezpieczeństwa warto ustalić harmonogram uzupełniania danych i prowadzić ewidencję nie rzadziej niż raz w miesiącu. Regularność i rzetelność są kluczem do uniknięcia problemów w razie kontroli.
Brak powiązania ewidencji z kartami KPO
System BDO wymaga powiązania karty ewidencji odpadów z kartą przekazania odpadów (KPO). Często firmy wpisują masy odpadów w ewidencji, ale zapominają o odniesieniu do numeru KPO. Takie niepowiązane wpisy są niepełne i w razie kontroli mogą zostać zakwestionowane przez WIOŚ.
Unikniesz tego błędu, jeśli każda operacja przekazania odpadu będzie kończyła się nie tylko wystawieniem KPO, ale również wpisem do karty ewidencji z podaniem numeru przekazania.
Nieprzestrzeganie terminów
Do najpoważniejszych błędów należy prowadzenie ewidencji po terminie lub niezłożenie sprawozdania w wymaganym czasie. Przypomnijmy: do 15 marca każdego roku należy złożyć roczne zestawienie o odpadach za rok poprzedni. Firmy, które nie zrobią tego na czas, mogą zostać ukarane karą administracyjną, a dodatkowo stracić wiarygodność w oczach urzędów.
Zalecamy prowadzenie dokumentacji na bieżąco, najlepiej z miesięcznym harmonogramem ewidencji. Warto też korzystać z przypomnień systemowych lub wsparcia firm zewnętrznych.
Ręczne prowadzenie ewidencji poza systemem BDO
Niektóre firmy nadal korzystają z arkuszy Excel lub zapisów papierowych, mimo że od 2022 roku obowiązuje wyłącznie elektroniczna forma ewidencji odpadów w systemie BDO. Dokumentacja prowadzona poza systemem nie jest uznawana jako spełnienie obowiązku prawnego i może skutkować poważnymi konsekwencjami.
Prowadzenie ewidencji odpadów BDO wyłącznie w systemie to obecnie wymóg. Nie ma miejsca na uproszczenia czy „prywatne notatki”. Wszystko powinno być rejestrowane na bieżąco online.
Jak uniknąć problemów? Zleć to profesjonalistom
Jeśli ewidencja odpadów BDO jest dla Ciebie wyzwaniem lub masz za sobą nieprzyjemne doświadczenia z kontrolą środowiskową, warto skorzystać z pomocy zewnętrznej. Firma Paleczny od lat obsługuje klientów w zakresie BDO – zarówno w bieżącej ewidencji, jak i sprawozdawczości czy wystawianiu KPO.
Zlecając nam obsługę systemu BDO, zyskujesz gwarancję poprawnych wpisów, terminowości i bezpieczeństwa podczas kontroli WIOŚ. Przejmujemy cały proces, a Ty możesz skupić się na prowadzeniu firmy.
Podsumowanie – lepiej zapobiegać niż korygować
Najczęstsze błędy w ewidencji odpadów BDO wynikają z pośpiechu, niewiedzy lub braku doświadczenia. Niestety, w środowiskowej dokumentacji każdy szczegół ma znaczenie. Regularność, poprawność i zgodność z systemem są kluczem do uniknięcia problemów. Warto działać z wyprzedzeniem i korzystać ze wsparcia ekspertów, by nie ponosić konsekwencji formalnych niedopatrzeń.
